١٤ قاعدة لكتابة رسالة رسمية … تأكد منها قبل أن تُرسل أي رسالة-١

اليوم وباعتمادنا على الإنترنت والبريد الإلكتروني أصبحت الحاجة لكتابة رسالة رسمية أكبر ولا تقتصر على تلك التي تُرسل بشكل ورقي وإنما على رسائل البريد الإلكتروني الرسمية أيضًا، لذا من المهم أن نعرف تمامًا كيفية كتابة الرسالة الرسمية بالأسلوب والنمط والترتيب والشكل الصحيح

أن تكتب رسالة رسمية أم رسالة غير رسمية أمر يعتمد على الجهة المُرسلة إليها هذه الرسالة كالمدير أو الشركة التي تود العمل معها أو شريك العمل، وبالتالي عليك اعتماد أسلوب وهيكل محدد لها، وإليك كل ما عليك معرفته عن هذه الرسائل وطريقة كتابتها

قواعد كتابة رسالة رسمية

اختصر الرسالة واعتمد الإيجاز

كما الحال مع اللوحات التي لا يجب أن تحتوي على خطوط لا ضرورة لها ومع الآلات والأجهزة والتي لا يجب أن تضم قطع ليس لها عمل، الأمر ذاته ينطبق على رسالتك فلا يجب على الجمل أن تحتوي كلمات لا ضرورة لها ولا على الفقرات أن تضم جمل لا عمل لها

لذا عليك ذكر الهدف والغرض من رسالتك بشكل مباشر في الفقرة الأولى وتأكد من ألا تنحرف وتنجر بعيدًا عن الموضوع، أي ابتعد عن الفقرات واللغة والأسلوب المنمق وعن العبارات والجمل الطويلة

هذا لا يعني أن تجعل كل جمل الرسالة قصيرة ولكن اعتمد على الإيجاز لأنه يعكس أسلوب قوي

استخدم لغة رسمية وابتعد عن العامية

أنت لا تتحدث إلى صديقك أو زميلك المقرب ولا إلى أحد من أفراد عائلتك… عليك أن تستخدم اللغة الرسمية اختر العبارات والجمل الأكثر رسمية وابتعد عن المصطلحات والأسلوب العامي وتأكد من تجنب العبارات الغامضة

أيضًا عليك أن تستخدم كلمات أنيقة مهذبة حتى ولو كانت رسالتك هذه هي رسالة شكوى فإنها ما تزال رسالة رسمية ويمكن أن يساعدك في ذلك البحث عن أنماط مشابهة من الرسائل والبحث عن كلمات مرادفة أكثر قوة ورسمية عبر الإنترنت، وتأكد من أن تستخدمها في موضعها الصحيح بدون مبالغة

كتابة التاريخ … في الزاوية العلوية اليمنى من الرسالة

في بداية الرسالة تتم كتابة التاريخ وذلك بالتحديد في الجزء اليميني العلوي منها هذا بالنسبة للرسائل الورقية، أما بالنسبة لرسائل البريد الإلكتروني فيمكنك تخطي هذا الأمر على اعتبار أن الإيميل وبشكل تلقائي يعرض التاريخ

تجنب كتابة التاريخ بصيغة الأرقام أي مثل 2 \ 12 \ 2020، لأن بالنسبة للبعض هذا التاريخ يكون اليوم الثاني من شهر كانون الأول في عام 2020، بينما بالنسبة لآخرين يكون اليوم 12 من شهر شباط عام 2020، لذا ولتجنب هذا الاختلاف عليك كتابة التاريخ بذكر اسم الشهر بالكتابة أي 2 \ كانون الأول \ 2020، وبالطبع الأمر ذاته مع كتابة رقم السنة بالاعتماد على آخر رقمين فقط (لا تكتب التاريخ هكذا: 2 \ كانون الأول \ 20

معلومات المُرسل وعنوانه

في بداية الرسالة الرسمية وبعد ذكر التاريخ سنأتي إلى معلومات المرسل أي معلوماتك أنت، وتتم كتابتها في الجهة اليسرى العلوية من الرسالة

في البداية تكتب اسمك الكامل ومن ثم في السطر الذي يليه اسم الشركة الخاصة بك في حال كنت توجه الرسالة بشكل رسمي من الشركة، بعدها قم بذكر عنوانك وتتم كتابته بداية من المنقطة المحددة بعدها المدينة بعدها الدولة أي من الدائرة الصغيرة إلى الكبيرة وفي حال توفره قم بذكر الرمز البريدي، بعدها يأتي دور رقم هاتفك وعنوان البريد الإلكتروني الخاص بك

ملاحظة في غاية الأهمية: من المهم أن يكون بريدك الإلكتروني باسمك وليس بأسماء غريبة مثل: “عصير الأحزان.com” “سعيد الظلام @yahoo.com” “برتقالة بأناقتي” “قلبي مشكلتي” وغيرها… وفي هذه الحالة سيتوجب عليك إنشاء حساب رسمي باسمك أو على أقل تقدير ألا تكتب البريد الإلكتروني أبدًا

معلومات المرسل إليه … الجهة التي تبعث بالرسالة إليها

اترك سطر فارغ وبعدها وأيضًا في الجهة اليسرى من الرسالة سيتم ذكر معلومات المرسل إليه أي معلومات الشخص أو الجهة التي تقوم بإرسال الرسالة إليها

بنفس الطريقة السابقة عليك في البداية كتابة اسم الشخص المستلم أو اسم الشركة في حال كانت الشركة بشكل عام، بعدها وفي حال كان المستلم شخص عليك ذكر شركته، فيما بعد العنوان وأيضًا ابدأ من الدائرة الصغيرة إلى الكبيرة واذكر رمز البريد

ليس عليك كتابة رقم الهاتف أو البريد الإلكتروني الخاص به، هذه المعلومات يجب كتابتها فقط للشخص الذي يرسل الرسالة لتكون وسيلة تمكن المستلم من التواصل معك بشكل رسمي

ابدأ الرسالة الرسمية بالتحية

معظم الرسائل الرسمية تبدأ بالتحية والتي تكون بشكل: “عزيزي \ عزيزتي” … ومن ثم اسم الشخص أو لقبه أو اسمه ولقبه أو عبارات مثل: السيد \ السيدة \ أستاذ \ مدام \ دكتور

ففي حال كنت تعرف مستلم الرسالة بشكل شخصي فيمكنك اعتماد اسمه الأول بعد كلمة “عزيزي” أما في حال كانت معرفتك به رسمية فيفضل اعتماد اسمه الثاني أو اسمه الأول والثاني معًا، أما بالنسبة لكتابة رسالة رسمية احترافية لشخص لا تعرفه بشكل شخصي فيفضل الاعتماد على العبارات: سيدي \ سيدتي

وتجنب ذكر عبارات غير رسمية مثل: “مرحبا” “تحياتي” “صباح الخير” “مساء الخير”… وغيرها، فهي عبارات تناسب الرسائل العادية بينك وبين أصدقائك

!اترك تعليقاتك وشاركنا بها
~أراك لاحقا

Look forward to your reply!

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

Scroll to Top