١٤ قاعدة لكتابة رسالة رسمية … تأكد منها قبل أن تُرسل أي رسالة-٢

اليوم وباعتمادنا على الإنترنت والبريد الإلكتروني أصبحت الحاجة لكتابة رسالة رسمية أكبر ولا تقتصر على تلك التي تُرسل بشكل ورقي وإنما على رسائل البريد الإلكتروني الرسمية أيضًا، لذا من المهم أن نعرف تمامًا كيفية كتابة الرسالة الرسمية بالأسلوب والنمط والترتيب والشكل الصحيح

أن تكتب رسالة رسمية أم رسالة غير رسمية أمر يعتمد على الجهة المُرسلة إليها هذه الرسالة كالمدير أو الشركة التي تود العمل معها أو شريك العمل، وبالتالي عليك اعتماد أسلوب وهيكل محدد لها، وإليك كل ما عليك معرفته عن هذه الرسائل وطريقة كتابتها

قواعد كتابة رسالة رسمية

عنوان الرسالة الرسمية

من أهم الأجزاء التي لا يمكن الاستغناء عنها ويجب أن تتم كتابتها بطريقة وأسلوب معين، فمن خلال العنوان يجب أن يتمكن المستلم من فهم مضمون موضوع الرسالة مباشرة بدون أن يحتاج إلى البحث في النص ليفهم الغاية منها

يفضل أن يتم ترك سطر فارغ ومن ثم كتابة العنوان في الوسط بحجم أكبر بقليل من حجم نص الرسالة، كما أنه يجب على العنوان أن يكون واضح مختصر ومفهوم ورسمي، مثلًا في حال كنت ترسل الرسالة بشأن فرع شركة معينة فليكن العنوان “فرع شركتنا…” إن كانت الغاية من الرسالة طلب يخص وظيفتك فاختر عنوان “وظيفتي…” أو “مكاني الوظيفي…” أي اختر العنوان على غرار ذلك

كتابة رسالة رسمية … اكتب المضمون … نص الرسالة

بشكل عام يمكن تقسيم نص الرسالة الرسمية إلى 3 أجزاء رئيسية

الجزء الأول يكون بمثابة مقدمة للرسالة تضم السبب الذي دفعك لكتابة الرسالة أو المشكلة التي تواجهها أو الأمر الذي تود مناقشته، أما الجزء الثاني فيكون عبارة عن المضمون بشكل مباشر حيث يتم ذكر التفاصيل المحددة حول الموضوع والمعلومات التي يجب معرفتها

أما عن الجزء الأخير فهو إنهاء للرسالة وعادةً يضم المقترحات التي تجدها مناسبة أو الأسئلة والاستفسارات التي لديك أو شكر لقراءة الرسالة والاهتمام بأمر موضوعها أو طلب رسمي وبأدب أن يتم الرد على رسالتك أو أن يتم ترتيب اجتماع لمناقشة موضوعها

خلال كتابتك للنص تأكد من أن يكون واضح وأن تكون الأفكار مباشرة ومختصرة، فيمكن أن تكون الرسالة عبارة عن فقرة واحدة وذلك في حال كانت تؤدي الغرض منها

اختم الرسالة بالتحيات أيضًا

قبل تسجيل خروجك من الرسالة عليك إنهائها بالتحية، ومعظم العبارات التي تخص إنهاء الرسالة تكون عبارات محفوظة ولكن تختلف عن بعضها بدرجة الألفة والدفء، وعلاقتك مع المستلم

فبالنسبة للرسائل التي تخص العمل والوظيف أو رسالة رسمية لا تعرف مستلمها بشكل شخصي فاعتمد عبارات مثل” مع خالص التقدير \ مع خالص الاحترام \ بفائق الاحترام

في حال كنت تعرف المستلم بشكل رسمي فاعتمد عبارات مثل: مع أطيب التحيات \ تحياتي \ تفضلوا بقبول فائق احترامي \ شكرًا لمساعدتكم في هذا الشأن…” أما بالنسبة للأشخاص الذين تعرفهم بشكل شخصي فيمكنك الاعتماد على: “تحياتي الحارة \ أطيب التمنيات \ مع كل التقدير \ ابق بصحة جيدة \ مع الامتنان

التوقيع

بعد التحية يأتي توقيعك والذي يختلف حسب نوع الرسالة، ففي الرسائل الورقية عليك كتابة اسمك الصريح بشكل كامل، ومن ثم تقوم بالتوقيع بخط يدك، أما بالنسبة لرسائل البريد الإلكتروني فيكفي أن تقوم بكتابة اسمك في أسفل الرسالة فقط

بشكل عام معلومات الاتصال الخاصة بك موجودة في الأعلى ولكن في حال كانت هذه رسالة إلكترونية يمكنك ذكر بريدك في النهاية بعد اسمك وخاصة في حال كنت تنتظر رد عليها، لجعل الأمر أسهل على المستلم لمراسلتك

 الحاشية PS

الحاشية ويرمز لها بـ P.S وهي عبارة عن مرفقات لا تناسب أن يتم وضعها ضمن الرسالة فيمكن أن تكون معلومات إضافية أو بيانات معينة، أو بريد إلكتروني للموقع مثلًا في حال كان موضوع الرسالة حول الموقع وغيرها

اضبط الخطوط والألوان والتنسيق

إلى جانب كل ذلك فإن تنسيق الرسالة بشكل عام جزء مهم لا يتجزأ عن قواعد كتابة رسالة رسمية أبدًا

عليك اختيار نمط خط واضح بحجم مناسب مع آخذ بعين الاعتبار تغيير الحجم وتكبيره في العناوين وغيرها، أيضًا اعتمد اللون الأسود أو لون مناسب آخر كالكحلي على سبيل المثال، أيضًا يجب ترك سطر بين كل جزء وأخرى من أجزاء الرسالة

قم بتصحيح الأخطاء … دقق رسالتك

بعد الانتهاء من كتابة الرسائل بشكل عام من كتابة الرسالة الرسمية بشكل خاص ستنتقل إلى المرحلة الأهم وهي تصحيح الأخطاء الموجودة ضمنها، فمهما كانت العبارات رسمية والفقرات قوية ومجوزة إلا أن الأخطاء قادرة على إضعافها وتضيع جهودك فيها

اعتمد على المصحح الإملائي في جهازك ومن ثم قم بقراءة الرسالة بنفسك لأن المصحح قد يغفل عن الكثير من الأخطاء، كما أنه يفضل لو يقوم شخص آخر أيضًا بالتدقيق لأنك أيضًا قد تغفل عن بعض الأخطاء

بشكل عام لو كانت الرسالة مهمة جدًا فاخذ وقت كافي في كتابتها ولا تستعجل سيوفر عليك هذا الأمر الوقوع في الكثير من الأخطاء الإملائية واللغوية

طباعة الرسالة أو إرسالها ببريد إلكتروني

الآن وبعد التأكد من كل شيء وتصحيح كل شيء سيكون عليك إرسالها، بطباعتها أو إرسالها بشكل إلكتروني

بالنسبة للطباعة لا بد من التأكد من تنسيق الطباعة وأن يتم ذلك بشكل صحيح وحتى تتجنب الأخطاء التي يمكن أن تحدث نتيجة اختلاف الإعدادات بين البرنامج في جهازك وبين تنسيق الطباعة عليك تحويل النص إلى ملف PDF فهو يحافظ على التنسيق ويضمن حماية الملف من أي تعديل

أما عند إرسال البريد الإلكتروني فلا بد أن يكون حسابك باسمك الحقيقي وابتعد عن أسماء الغريبة… كما أنه من الضروري اختيار العنوان الصحيح

!اترك تعليقاتك وشاركنا بها
~أراك لاحقا

Look forward to your reply!

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

2 Comments

Scroll to Top