كيف تستفيد من وقتك باستخدام 10 حيلة قوية

  1. راجع وقتك

عندما يتعلق الأمر بإدارة الوقت فإن الخطوة الأولى التي تحتاج إلى اتخاذها هي معرفة أين يذهب وقتك بالفعل. قد تعتقد أنك تستغرق 30 دقيقة فقط لإرسائل رسائل البريد الإلكتروني، ولكن في الواقع هذه المهمة تستهلك ساعة من يومك

أسهل طريقة لتتبع وقتك هي تنزيل تطبيق مثل Rescue Time أو Toggl أوmy app Calendar لتتبع كل ما تفعله لمدة أسبوع. يمكنك بعد ذلك الوصول إلى تقرير لمعرفة ما يسرق وقتك باستخدام هذه المعلومات يمكنك إجراء التعديلات المناسبة

  1. تعيين مهلة زمنية لكل مهمة

لقد وجدت أن وضع حد زمني لكل مهمة يمنعني من التشتت أو المماطلة. على سبيل المثال إذا كنت أرغب في كتابة مقال لمدونتي فأنا أمهل نفسي ساعتين. لذا إذا بدأت الساعة 8 صباحاً  أحاول كتابتها بحلول الساعة 10 صباحاً. بطريقة ما تصبح هذه الطريقة بمثابة لعبة نظراً لأنني أقوم بالفصل بين المهام والأنشطة، إذا لم أكمل المهمة في الوقت المحدد فلا يزال بإمكاني العمل عليها دون تناول الطعام في الوقت المخصص لشيء آخر

  1. استخدم قائمة المهام، ولكن لا تتخلى عن المهام

“تتكون جميع الأهداف والمشاريع من أجزاء أصغر تحتاج إلى القيام بها من أجل تحقيق الهدف، أو إكمال المشروع. يقترح “ويليام ليبوفسكي” إنشاء قوائم مهام لكل هدف ومشروع، مع سرد جميع الخطوات التي يجب إنجازها

“بصرف النظر عن إبقائك مركزاً فإن هذا يحفزك أيضاً لأنك قادر على رؤية ما حققته بالفعل، وما متبقٍ عليك فعله”

في الوقت نفسه ستحدث انقطاعات قد تمنعك من إكمال المهمة. ويوصي ويليام بأن “تحدد نقطة دائماً للعودة إلى هذه المهام وإكمالها بمجرد أن تكون قادراً على ذلك. قد يتطلب منك ذلك تحديد عدد المهام التي تعمل عليها في أي وقت

  1. التخطيط للمستقبل

واحدة من أسوأ الأشياء التي يمكنك القيام بها هي الاستيقاظ بدون خطة لهذا اليوم، وبدلاً من التركيز على ما يجب فعله، تجول بلا هدف وتهتم بأشياء تافهة

هذا هو السبب في أنه يجب عليك دائماً التخطيط مسبقاً باستخدام أحد هذه الخيارات

الليلة السابقة: قبل مغادرة العمل اليوم، اقضِ آخر 15 دقيقة في تنظيم مكتبك وتجميع قائمة بأهم العناصر غداً

أول شيء في الصباح: خلال روتينك الصباحي، اكتب 3 أو 4 من أكثر الأشياء إلحاحاً وأهمية التي يجب القيام بها اليوم، واعمل على أن يكون اختيارك للأشياء الأكثر أهميةً وقم بالانتهاء منهم عندما تكون في أفضل حالاتك

  1. اقضِ صباحك في أهم المهام

قال مارك توين ذات مرة:”إذا كان عملك هو أكل ضفدع، فمن الأفضل أن يكون هو أول شيء في الصباح. وإذا كان عملك هو أكل ضفدعتين، فمن الأفضل أن تأكل أكبر ضفدع أولاً”

شيء مقرف أليس كذلك؟ أكيد. ولكن النقطة التي أشار إليها توين أنه يجب عليك الاهتمام بأكبر مهامك وأكثرها تحدياً في الصباح، والمعروفة أيضاً باسم أهم مهامك في اليوم

هناك سببان لماذا هذه الخدعة هي طريقة فعالة لإدارة الوقت. بالنسبة للمبتدئين، عادة ما يكون لديك أكبر قدر من الطاقة في الصباح الباكر. لذا من الأفضل القيام بالمهام عندما تكون نشيطاً. أيضا يمكنك استخدام شعور أنك أنجزت شيئاً وتتغلب على صعاب بقية اليوم

  1. التفويض أو الاستعانة بمصادر خارجية

يمكن أن يصبح التفويض أو الاستعانة بمصادر خارجية أمراً صعباً بعض الشيء، وبالنسبة للبعض، من الصعب السماح لشخص آخر أن يقوم بعملهم الذي اعتادوا إتمامه، أما البعض الآخر، ليس لديهم الوقت لتدريب شخص آخر لإكمال مهامهم

الفكرة هي أن التفويض أو الاستعانة بمصادر خارجية أمر موفر للوقت لأنه يقلل من عبء عملك، مما يعني أن لديك المزيد من الوقت لقضاء مهام أكثر أهمية أو القيام بعمل أقل. بإمكانك تسليم المسؤوليات لأعضاء الفريق أو توظيف موظف مستقل من ذوي الخبرة. وإذا قررت تدريب العمال فالمنزل فهذا سيكون استثماراً في محله ويعود عليك بفائدةٍ كبيرة

     7.  تغيير الجدول الزمني الخاص بك

إذا كنت تقرأ هذه المقالة، فمن الواضح أنك ترغب في اكتشاف بعض طرق إدارة الوقت المفيدة، ويسعدني جداً مساعدتك في الحصول عليها. ولكن، إذا كنت تواجه صعوبة في إدارة الوقت، فقد يكون الحل بسيطاً مثل تغيير جدولك الزمني

على سبيل المثال ، بدلاً من النوم حتى الساعة 6:30 صباحاً، استيقظ قبلها بساعة. أنا شخصياً أجد توقيت الـ 5:15 صباحاً أكثر الأوقات إنتاجية في اليوم لأنه يمنحني وقتاً لممارسة الرياضة والتخطيط ليومي ومراجعة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بي وحتى العمل في مشاريع جانبية دون إزعاج

ضع في اعتبارك أيضاً الاستيقاظ مبكراً في عطلات نهاية الأسبوع وربما تقليل كمية مشاهدة التلفزيون

   8. اترك فاصلاً بين المهام والاجتماعات

القفز على الفور من مهمة أو اجتماع إلى آخر قد يبدو استخداماً جيداً لوقتك، ولكن في الواقع له تأثير معاكس. نحتاج إلى وقت لتصفية عقولنا وإعادة شحن طاقتنا من خلال المشي أو التأمل أو مجرد التفكير في أحلام اليقظة. يمكن للدماغ البشري التركيز فقط لمدة 90 دقيقة في المرة الواحدة بدون الحصول على فاصل، يكون من الصعب الحفاظ على تركيزك وتحفيزك. جدولة وقتك يمكنها أن تمنعك من التأخر لاجتماعاتك. الحصول علي 25 دقيقة كفاصل بين المهام والاجتماعات يُعد مقداراً جيداً

   9. كن منظماً وركز علي مهمة واحدة

يقضي الأمريكي العادي يومين ونصف من كل عام بحثاً عن عناصر في غير محلها، ونتيجة لذلك، فإننا ننفق أكثر من 2.7 مليار دولار سنوياً في استبدال هذه العناصر. لذا وبدلاً من إضاعة الوقت والمال، كن منظماً

أنشئ مأوى ومكاناً محدداً لكل شيء وتأكد من إعادة العناصر إلى حيث تنتمي. وفي نهاية اليوم، قم بتنظيف مكان عملك وقم بعمل نظام لإدارة المستندات

ركز على إتمام مهمة واحدة. يذكر معظم الناس أن تعدد المهام هو المتهم الرئيسي في وضع الأشياء في غير موضعها

   10. توقف عن التفكير في جعل كل شيء كاملا

عندما تكون منشداً للكمال، لن يكون هناك شيء جيد بما يكفي، هذا يعني أنك ستستمر في العودة إلى نفس المهمة مراراً وتكراراً. إلى أي مدى تعتقد أن يومك سيكون منتجاً؟

لذا، توقف عن التفكير في الكمال. لانه لا وجود له. ابذل قصارى جهدك وامضِ قدماً

!اترك تعليقاتك وشاركنا بها\

~أراك لاحقا

 

Look forward to your reply!

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

One Comment

Scroll to Top